新資訊系統的導入,是組織變革強而有力工具,可以除新設計組織的架構、範疇、權力關係、工作流程、產品、服務等。舉例來說:
- 網際網路這項資訊技術,可以使企業組織完全國際化分工,作業流程不再受限於地點,範疇擴大、全球交易協調成本降低。
- 企業網路這項資訊技術,使得協同作業與團體合作更容易了,工作任務可以在不同地點同步進行,管理成本降低。
- 可攜式計算這項資訊技術,使得虛擬組織變成可行的,每個人的工作不必綁在特定地點,工作上的知識與資訊可能在任何時候傳送到任何地方進行處理。
- 多媒體與圖形化介面這類的資訊技術,使得組織中每個人都能善用資訊,因為呈現的資訊格式更容易理解並有助於決策,而且也可以減少紙本的輸出,降低資訊儲存的成本。
組織變革的範圍:
- 自動化(automation)
資訊技術在協助員工更有效率地執行工作功能中的第一種運用。如計算薪資及員工薪資表、取得存款記錄、預約訂位等等都是初期自動化的例子。 - 程序合理化(rationalization of procedures)
自動化經常引發新的生產瓶頸,程序的合理化使得標準作業程序更平順,消除明顯的瓶頸問題以利自動化,使作業程序更有效益。 - 企業流程再造(business process reengineering)
企業過程被分析、簡化和重新設計。再造工作是為了大幅度降低營運成本,而徹底地重新思考作業流程和產品及服務的企業過程,重新整合工作流程以減少浪費、消除重複性、及大量的紙張作業。 - 典範轉移(paradigm shift)
如果新資訊技術影響整個組織的設計,藉以轉變組織做事的方式,甚至是事業本身。這種徹底改革形式的企業改變叫做核心作業典範轉移。不過,核心作業典範轉移與企業再造經常失敗,比率大概高達70%,這是因為廣泛的組織變革很難操控,但如果能成功,其它所帶來的報酬是相當高的。
有效進行再造工程:
- 高階管理者要有更廣泛的策略願景,為重新設計的企業流程提供指引的方向。
- 應該找出一些核心流程並重新設計,將重點放在最具潛在報酬和高策略性價值的企業流程。
- 管理階層必須瞭解現有流程的效益,以做為績效評估的標準。
- 資訊技術可以為各種流程創造新的設計選擇,流程設計應該一開始就考慮資訊技術的影響。
- 組織的IT基礎建設應該具有支援企業流程變革的能力,跨越功能、營業單位、或企業之間的領域。(Broadbent, Weill, and St. Clair, 1999)
- 現今數位化的企業環境,再造工程的範疇與複雜度都更大了,要考慮的還有與顧客、供應商、或其他商業夥伴更密切的協同作業,許多公司就必須一同重新設計彼此共享的流程。
- 再造的企業流程不可避免會影響工作流程、技能要求、統屬關係,因此員工們可能對這些變革產生抵抗心態,甚至有意破壞變革。