2011年1月31日 星期一

運用資訊系統重新設計組織

凌晨12:03 Posted by Envisioning U-Commerce Lab

將系統視為計畫性組織變革的一環:
  1. 資訊系統是一個“社會化科技(sociotechnical)”的實體,用以協調科技與社會要素之運作。
  2. 一套新資訊系統的導入,牽涉到的不只是新的軟硬體,也包工作上、技術上、管理上以及組織的改變。 
  3. 建置新資訊系統必須瞭解,整個建置過程是一個計畫性的組織變革。
  4. 必須考慮在新系統下工作群組的性質改變,有可能技術開發是成功的,但在組織導入時失敗。


連結資訊系統和營運計畫:決定建立何種新的系統應該是組織規劃過程中不可或缺的,組織必須擬定支援總體營運計畫的資訊系統計畫(information system plan),而其中關於策略性系統必須併入到高階計畫中。(Grover, Teng, and Fiedler, 1998)
  1. 計畫目的 (計畫內容概述、目前商業組織與未來組織、關鍵企業流程、管理     策略)
  2. 策略性商業計畫 (最新情勢、目前企業組織、變動的環境、商業計畫的主要     目標、企業的策略計畫)
  3. 目前的系統 (支援商業功能與流程的主要系統、目前基礎建設能力、硬體、     軟體、資料庫、電信與網際網路、滿足商業需求的困難、未來需求的預期)
  4. 新開發 (新系統專案、專案描述、商業原理、新基礎建設能力要求、硬體、     軟體、資料庫、電信與網際網路)
  5. 管理策略 (取得之計畫、里程碑與時機、組織的再調整、內部的重組、管理     控制、主要的訓練動作、人事策略)
  6. 導入計畫(導入期間的困難、進度報告)
  7. 預算需求(需求、可節省成本、貸款、資金取得週期)


建立組織的資訊需求:為了發展有效的資訊系統規劃,組織必須清楚瞭解長期及短期的資訊需求。建立整體組織重要資訊需求的兩大主要方法:
  1. 企業分析法(enterprise analysis)
    主要精神:公司的資訊需求唯有在以全體組織的單位、功能、過程和其資料組件的觀點來看時,才能充份明確瞭解。
  2. 策略性分析或關鍵成功因素(critical success factors. CSFs)
    主要精神:一個組織的資訊需求是由主管的少數關鍵成功因素(CSFs)所決定。 CSFs是可操作的目標,如果這些目標可以達成,那這家公司或組織的成功就可確保。(Rockart, 1979; Rockart and Treacy, 1982)


企業分析法:一群管理者為採樣,詢問他們如何使用資訊?何處取得資訊?周遭的環境狀況?主要目標為何?如何做決策?以及資料需求為何?
這些結果整合起來以單位、功能分類做出流程/資料類別矩陣,其中C表示資料創造者、U表示資料的使用者,特別標示的則是一個邏輯應用群組(a logical applicaiotn group),代表一群資料組件用來支援組織的一組相關過程。
  • 優點
    給予組織及系統/資料的使用和不足之處一個完整的觀點,以了解資訊的使用狀態,同時藉由資訊處理程序達成一個長期策略的改變。
  • 缺點
    產生的大量資料不僅收集昂貴,且很難分析。大多數的訪談是針對中高層主管,而幾乎不收集辦事員或基層主管的意見。而訪談內容大多只注重目前企業使用的資訊,結果只是把現存的資料處理自動化而已,可能改變企業運作的一些新策略需求,則完全沒被考慮到。


策略性分析或關鍵成功因素:在CSFs分析中使用的主要方法為個人訪談,整合各主管的CSFs,發展出一張公司的CSFs圖,再依此CSFs來開發資訊系統。
  • 優點
    產生比企業分析更少的一組資料來分析,將問題的焦點集中在少數的CSFs。這個方法明確要求主管檢視其環境,並考量他們對環境的分析如何塑造其資訊需求,特別適合DSS這類資訊系統的發展。
  • 缺點
    分析整合CSFs的過程是非結構性形式,沒有明確的彙整模式。而主管個人的CSFs對於組織來說不見得很重要。


以上教學內容另有整理成列印版