將系統視為計畫性組織變革的一環:
- 資訊系統是一個“社會化科技(sociotechnical)”的實體,用以協調科技與社會要素之運作。
- 一套新資訊系統的導入,牽涉到的不只是新的軟硬體,也包工作上、技術上、管理上以及組織的改變。
- 建置新資訊系統必須瞭解,整個建置過程是一個計畫性的組織變革。
- 必須考慮在新系統下工作群組的性質改變,有可能技術開發是成功的,但在組織導入時失敗。
連結資訊系統和營運計畫:決定建立何種新的系統應該是組織規劃過程中不可或缺的,組織必須擬定支援總體營運計畫的資訊系統計畫(information system plan),而其中關於策略性系統必須併入到高階計畫中。(Grover, Teng, and Fiedler, 1998)
- 計畫目的 (計畫內容概述、目前商業組織與未來組織、關鍵企業流程、管理 策略)
- 策略性商業計畫 (最新情勢、目前企業組織、變動的環境、商業計畫的主要 目標、企業的策略計畫)
- 目前的系統 (支援商業功能與流程的主要系統、目前基礎建設能力、硬體、 軟體、資料庫、電信與網際網路、滿足商業需求的困難、未來需求的預期)
- 新開發 (新系統專案、專案描述、商業原理、新基礎建設能力要求、硬體、 軟體、資料庫、電信與網際網路)
- 管理策略 (取得之計畫、里程碑與時機、組織的再調整、內部的重組、管理 控制、主要的訓練動作、人事策略)
- 導入計畫(導入期間的困難、進度報告)
- 預算需求(需求、可節省成本、貸款、資金取得週期)
建立組織的資訊需求:為了發展有效的資訊系統規劃,組織必須清楚瞭解長期及短期的資訊需求。建立整體組織重要資訊需求的兩大主要方法:
- 企業分析法(enterprise analysis)
主要精神:公司的資訊需求唯有在以全體組織的單位、功能、過程和其資料組件的觀點來看時,才能充份明確瞭解。 - 策略性分析或關鍵成功因素(critical success factors. CSFs)
主要精神:一個組織的資訊需求是由主管的少數關鍵成功因素(CSFs)所決定。 CSFs是可操作的目標,如果這些目標可以達成,那這家公司或組織的成功就可確保。(Rockart, 1979; Rockart and Treacy, 1982)
企業分析法:一群管理者為採樣,詢問他們如何使用資訊?何處取得資訊?周遭的環境狀況?主要目標為何?如何做決策?以及資料需求為何?
- 優點
給予組織及系統/資料的使用和不足之處一個完整的觀點,以了解資訊的使用狀態,同時藉由資訊處理程序達成一個長期策略的改變。 - 缺點
產生的大量資料不僅收集昂貴,且很難分析。大多數的訪談是針對中高層主管,而幾乎不收集辦事員或基層主管的意見。而訪談內容大多只注重目前企業使用的資訊,結果只是把現存的資料處理自動化而已,可能改變企業運作的一些新策略需求,則完全沒被考慮到。
策略性分析或關鍵成功因素:在CSFs分析中使用的主要方法為個人訪談,整合各主管的CSFs,發展出一張公司的CSFs圖,再依此CSFs來開發資訊系統。
- 優點
產生比企業分析更少的一組資料來分析,將問題的焦點集中在少數的CSFs。這個方法明確要求主管檢視其環境,並考量他們對環境的分析如何塑造其資訊需求,特別適合DSS這類資訊系統的發展。 - 缺點
分析整合CSFs的過程是非結構性形式,沒有明確的彙整模式。而主管個人的CSFs對於組織來說不見得很重要。