SOP就是將工作know-how歸納整合成書面制式規範 ~ Practical BPR

The Birth of SOPs
After the Great Train Wreck of 1856, public outcry prompted railroad companies to implement more standardized safety measures. Thus, Standard Operating Procedures were born. And as businesses grew from mom-and-pop shops into national outfits, SOPs became commonplace.

當工作是可重複的時候，標準作業程序就好比是已然經過驗證的「最佳實務」（best practice），可以確保獲致穩定、不出錯的成果。
彼得‧杜拉克（Peter Drucker）在《有效的主管》一書中曾說：「效率，就是『以正確的方式做事』；效能，就是『做正確的事』。」SOP就是將工作know-how歸納整合成書面化的制式規範，讓即使不熟悉作業方法的人，也能快速進入狀況，「以正確的方式，做出正確的事」，在有限的時間與資源內，執行複雜的事務。
毫無學問的「照著做」，卻可能造成生死一瞬間。對應在平常工作上，更往往是一件事「做完」與「做好」的絕對分野，許多問題與意外，就起因於「看似做完，但沒做好」所引發。
SOP其實有兩大目的：告訴員工「Do right things」（政策）以及「Do things right」（程序），知道哪些事能做或不能做，以及對的事情又該怎麼才能做好。所以，標準作業流程不能只有程序步驟，還必須要有政策做為背後的道理，才能讓員工在處理事務上，維持規範，也能保持合理的彈性。

要讓SOP能滲透到企業深處，成為企業DNA。
SOP真正的精神，是為了改革業務流程以提升效率；SOP也不是只為了確保「萬一A離職了，B也能藉由標準作業程序，很快地銜接上A的工作」，這只能說是SOP的結果之一，或只是SOP附屬產品。
SOP在制定階段，通常是由經營高層決定著手，溝通模式是「由上往下」（top-down），因此必須倚靠中階經理人，做為經營高層與第一線人員的溝通橋樑。至於要做到「由下往上」的溝通（bottom-up），就比較困難，因為SOP經常被管理高層視為一種經營工具，目的在於流程效率化、做好風險控制，由上往下的視野，比較能綜觀全局，從下往上的話，比較難想像全貌。
決定推行SOP的同時，建立溝通架構是非常重要的事，萬一操作SOP的第一線員工，連「為什麼要這麼做」都不清楚，很容易會造成SOP脫離現實的遺憾。
企業在擬定SOP初期，通常是以專案型態進行，到了落實階段，就一定要設立「管理者」「所有者」這兩個角色：「所有者」通常為課長等級，管理者則為「C『X』O」層級，如CEO、CFO、CIO。由於業務或組織的改變，通常只有真正在執行的人最清楚，所以需要由「所有人」，將SOP執行現場的變化傳達給SOP的制定者或管理者。

程式的組織方式，一般是應用包含模組，模組包含類別，類別包含方法。這樣的組織方式，也可以在SOP中採用。訂定SOP組織的方式，先由上而下定義好之後，再「由下而上」（bottom-up）檢查有無漏失或者不好的地方。
程式的組織方式，一般是應用包含模組，模組包含類別，類別包含方法。這樣的組織方式，也可以在SOP中採用，而這種上下包含的關係，可以直接和公司的組織架構相對應。訂定SOP組織的方式，先由上而下定義好之後，再「由下而上」（bottom-up）檢查有無漏失或者不好的地方。

流程系列三之撰寫SOP的原則 - 專案管理生活思維
流程系列四之如何撰寫真正有用的SOP - 專案管理生活思維
在製作標準化的流程時(也就是SOP)，建議把握下列幾個原則： 1. 架構應由粗到細，由上而下；2. 清楚易讀；3. 每一步驟的介面切割清楚，定義明白；4. 日後好管理；5. 防呆設計。

延伸閱讀...

在課堂上對於SOP的觀念介紹錄音檔在此提供給大家學習時參考

工具...

Process Street (免費帳號已經很夠用)
提供的服務就是讓使用者來制定簡單條列流程，而且條列中的每一項都可以很容易建立一些參考資訊。Process Street也有支援Google Chrome外掛喔
Process Street User Guide (可惜新版沒有Nested Templates了)
在課堂上對於Process Street的操作概念說明錄音檔在此提供給大家學習時參考